XXXX有限公司

办公用品采购与管理办法

（试行）

第一章 总则

第一条 目的

为完善XXXX有限公司（以下简称“集团公司”）办公用品采购制度管理，满足办公需要，控制办公成本，促进采购工作的正常化、规范化，特制定本采购管理办法。

第二条 适用对象

本制度适用于集团公司，集团公司所属子公司和相关单位可参考本办法制订事宜的管理办法。        

第三条 采购原则        

    办公用品采购坚持保证品质优良，合理控制成本的原则；综合考量供应商，同质量价更低为优选的原则；采购物资及需求物资一致性的原则;廉洁自律,不贪便宜,不受贿的原则。

第二章 采购范围、方式、途径及管理职责

第四条 集中采购范围

    集团公司采购办公用品可分为：

   （一）文具事务用品

1、文件档案管理类：分类文件夹、票据夹、档案盒、资料册、档案袋、文件套、名片盒（册）、文件篮等。 　　

    2、桌面用品：订书机、起钉器、打孔器、剪刀、美工刀、钉针系列、削笔刀、胶水、胶带、计算器、仪尺、笔筒、会议牌、等。 　　

    3、文书用品：中性笔（签字笔）、圆珠笔、铅笔、台笔、记号笔、水彩笔、橡皮、修正液、墨水笔芯、无线装订本、螺旋本、活页本、复写纸、账本（账册）、凭证（单据）、便利贴、会议记录本、专用印章、印台（印油）等。 　　 　　 　　

4、电脑周边用品：光盘、U盘、键盘、鼠标、鼠标垫、移动硬盘、录音笔、插线板、电池、路由器等。 　　

　 （二）办公耗材

硒鼓、墨盒、打印机组件等打复印纸、传真纸、绘图纸等。网线、水晶头、网线转换接头等。

　 （三）日杂百货

日用品：生活用纸、一次性用品、清洁用品、劳保用品、五金工具、抽纸、卷筒纸、毛巾、杯具、保温瓶、饮用水等。

   （四）办公设备

    票据装订机、号码机、碎纸机、支票打印机、考勤机、点验钞机、塑封机、扫描仪、电话机、电脑、投影仪、复印机、传真机、打印机、多功能一体机、扫描仪、相机、摄像机、交换机、路由器、烧水壶、空调、饮水机、电风扇等。　　

   （五）办公家具

文件柜、杂柜、保险柜、沙发、茶几、办公桌、办公椅、档案柜、

  铁皮柜等。

第五条 采购方式

   （一）集中采购：将集团公司各部门办公所需物品采购管理集中化，对同一类材料进行集中化采购。集团公司日常办公、使用频率较高的办公用品（文具事务类、办公耗材类、日杂百货类）采用集中购买方式。

    （二）分散采购：不在集中采购范围内，请购部门需填写《办公用品请购审批单》并经审批后方可采购，招标采购除外。

    （三）应急采购：在集中采购范围内，且急需使用。请购部门需填写《办公用品请购审批单》并经审批后优先采购。请购金额少于2000元的申请，行政部可视情况启动采购备用金先行购买。

  第六条 采购途径

   （一）集中采购途径：以京东网的官方自营店及可开取正规发票的 淘宝店家为主，正规实体店为辅。

   （二）分散采购途径：根据申请部门的需求及方便度来判断是采用电子还是实体途径，一般为单笔金额小于5000元时采用网购的途径，单笔金额大5000元时的采购以集团审批意见操作。

     （三）应急采购途径：参照集中采购途径。

  第七条 职责权限

   （一）各请购部门职责

1、负责统计并汇总本部门办公室需求经本部门经理审批后上报行政部；

2、负责填写《采购申请审批单》并经行政部审批后向集团财务部、

  集团领导逐层审批；

3、负责全集团办公用品分散采购或应急采购与行政部共同验收。  

4、负责所需办公用品的领用。

（二）行政部职责

1、负责全集团办公用品采购需求的汇总、询价、采购、验收入库（分散采购或应急采购时与申请部门共同验收）、保管、发放和盘点；

2、负责编制办公用品询价对比表；

3、负责建立健全办公用品入库、移交、发放和盘点等台账或登记表；

4、负责收集并维护供应商信息，保管办公用品各类资料档案等；

    5、行政部采购员根据申请人填写好的《采购审批申请单》检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量并签字确认；

    6、负责采购程序的审批；

7、负责谈判和确定最终供应商、签订采购合同；

8、负责供应商评估和变更；

9、对办公用品盘盈盈亏做处理，并有权追究责任人的相关责任。

（一）财务部负责

1、负责根据审批的办公用品付款申请和采购合同要求及时支付价款；

2、负责结算各部门领用办公用品的款项；

3、负责办理退货款项的收回；

4、负责办公用品采购及盘点盈亏的账务处理；

5、参与盘点工作的监督；

6、负责采购程序的审批。

第三章 采购流程

  第八条 集中采购流程

（一）集中采购周期    

行政部根据全集团办公用品使用情况，每月5号前集中采购一次。

（二）采购申请汇总及审核

1、行政部汇总每月各部门办公用品采购需求（申购汇总表详见附件1）和库存情况分类（盘存表详见附件2）于每月25日前上报集团财务部审批。

（三）进行采购

    办公用品采购最少有3家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客服群等因素，以遵循“同品牌、同质量，选价格最低”的原则进行综合评估，最终选择供应商，并签订采购合同。   

  第九条 分散及应急采购流程   

     (一）采购申请

1、分散采购

申购部门所需办公物品不在集中采购名目内的（如不常备的五金、电动工具、装饰用品、招待用品、汽车保养、维修及保险等）申请部门 向行政部领取并填写《采购审批申请单》（见附件3）经审批后进行单独购买。

2、应急采购

      申购部门所需办公物品在集中采购名目内且急需使用的，申请部门  

向行政部领取并填写《采购审批申请单》经审批后优先购买。金额少于2000元的申请，行政部可视情况启用预备金现行购买。  

   （二）审批单的填写

行政部采购员根据采购预算及库存情况协助申请人填写《采购审批申请单》，申请人完整填写采购物品特征和其他信息，如购物资名称、规格、数量、需求日期、质量要求以及预算金额等。

     （三）采购审核   

请购部门携填写完整的《采购审批申请单》进行报审流程。由行政部、财务部逐级审核，最终由集团领导审批，通过报审后申请人将采《采购审批申请单》交予采购人员复印存档。

   （四）进行采购

行政部采购员按照审批通过后的《采购审批申请单》报财务部门请款，同时按《采购审批申请单》要求进行采购。       

  第十条 进度跟催

     （一）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到

供应商处跟催，以确保物资能适时供应。

   （二）若采购物资无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会申请部门。

第四章 验收与结算领用

第十一条 验收入库

   （一）行政部负责集中采购办公用品的验收及入库工作。分散采购或应急采购的验收由请购部门与行政部共同负责，入库由行政部负责。

   （二）行政部在核对数量、规格、品牌后，建立并填写办公用品入库登记表（见附件4）。

     （三）如验收不合格的，由采购人员依据申请部门要求进行退换货。

   （四）若入库办公用品与申请汇总表和合同不符，行政部应及时查明原因，落实责任。

  第十二条 价款结算

财务部应根据有集团公司全称抬头发票、办公用品清单、验收单和采购合同及时履行付款手续。如果发票内容与采购内容不符或者没有正规发票，财务部有权拒绝付款。

第六章 领用   

    采购用品入库后，部门申购的由行政部依据上报的采购清单发放，经部门申购人填写领用记录并签字后方可领用；个人申购的由行政部通知申购人，经申购人做好领用记录后方可领用。行政部还要做好办公用品领用记记录及台账登记。

                  

, 第七章 盘点

第十三条 盘点

    行政部于每一季度末组织办公用品管理员、财务人员及部门领导对库存办公用品进行盘点，编制办公用品盘存表(见附件2），统计剩余库存数量及其状态，作为下一期申购的依据和核算办公用品消耗成本依据之一。

  第十四条 盘点结果处理

办公用品盘点如发现盈亏，行政部应及时查明原因，并拟写盘存结

  果报告，经集团领导审批做出处理，落实责任人的有关责任。

财务部会同行政部对办公用品盘盈或盘亏金额进行确认，集团领导审批后进行账务处理。

第八章 其他

  第十五条 处罚

      凡违反本办法的人员，依照公司相关管理制度进行处罚。

  第十六条 生效日期      

      本办法自发布之日起生效。

  第十七条 附件

1、《办公用品每月申报汇总表》

2、《办公用品每月盘存表》

3、《办公用品请购审批单》

4、《办公用品入库表》

    5、《办公用品季度盘存表》

    

 

附件1：

XXXX有限公司

办公用品种类：□文具事务用品 □办公耗材  □日杂百货 □办公设备 □办公家具                      编制时间：
序号	名称	单位	品牌	型号		规格	数量	单价	申请    单位
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
单价汇总：共计人民币               元
行政部审批：					财务部审批：
集团领导审批：

办公用品每月申购汇总表       

XXXX有限公司 办公用品每月盘存表 编制时间：              编制人：
办公用品种类：（一类）文具事务用品    （二类）办公耗材   （三类）日杂百货   （四类）办公设备   （ 五类）办公家具   （七类）票务
序号	分类	物品名称	规格型号	单位	库存数量	序号	分类	物品名称	规格型号	单位	库存数量	序号	分类	物品名称	规格型号	单位	库存数量
1						20						39
2,						21						40
3						22						41
4						23						42
5						24						43
6						25						44 , ;
7						26						45
8						27						46
9						28						47
10						29						48
11						30						49
12						31						50
13						32						51
14						33						52
15						34						53
16						35						54
17						36						55
18						37						56
19						38						57

附件3：

XXXX有限公司

办公用品请购审批单

附件4：

XXXX有限公司

办公用品入库表