文件控制程序

1. 目的和适用范围

对文件的编制、审批、发放、使用、更改和换版进行控制，以确保质量管理体系运行的各个场所使用文件是的有效版本。

　　适用于本公司质量管理体系文件的控制。

2. 职责

2.1 本程序由综合部归口管理。

2.2 总经理批准颁布实施《质量手册》。

2.3 管理者代表/质量负责人负责审批《质量手册》。

2.4 管理者代表负责组织质量手册的编制.

2.5 综合部负责组织管理文件的编制和体系文件的发放和管理。

2.6 技术部负责技术文件的编制、发放和管理。

2.7 各职能部门负责本部门分管范围内工作文件的编制、审核、更改和控制。

3. 工作程序

3.1 文件分类

公司的文件按其对象和性质分为：

行政文件、质量管理体系文件两大类。

3.1.1 行政文件有:命令、议案、方案、决定、指示、

函、通告、通知、通报、报告、计划、总结、

请示、批复、会议纪要等。

3.1.2 质量管理体系由：

质量手册（程序文件) 、工作文件、记录表格三部分组成。

其中：工作文件包含适用的外来文件、技术文件、管理文件。

3.2  文件的编制和审批

3.2.1 文件编号原则

a) 行政文件根据文件的具体内容，编制发文的，用以下方式编号：

          

b)  质量手册用以下方式编号：

         

                                     

                                

c) 工作文件用以下方式编号：

  d) 技术文件用以下方式编号：

e) 记录表用以下方式编号：

口  R D 口口

 

f) 适用的外来文件只登记不编号。

3.2.2 文件拟稿和审批程序      

a) 以公司名义发布的行政文件，由各主办部门拟稿、核稿，或相关部门核稿，交综合部填写“文件呈报审批表”送有关部门和公司领导签意见，总经理签发批准后由综合部统一编制发文或在公司公共网上发布。

b) 凡需要公司领导层审批的对内、对外的各类请示、申请、报告，必须由拟文部

门送公司领导审批后，交审批稿向综合部备案。

c) 质量手册的编制，由管理者代表组织拟稿，交由综合部进行编号,填写“文件呈报表审批表” 并送管理者代表/质量负责人审核，总经理签批颁布实施后，综合部统一编制发文或在公司公共网上发布。

d) 管理文件的编制，由各主办部门拟稿、核稿或相关部门核稿，到综合部取文件编号后，各主办部门填写“文件呈报表审批表”按流程办理审核，总经理签发批准后，综合部统一编制发文，并在公司公共网上发布。

e) 技术文件的编制，由主管技术人员拟稿，技术部或质量部负责人审核，技术部对文件进行编号后交总经理签发批准，技术部统一编制发文。

f) 记录表格的编制，由使用部门根据需要自行制定，部门负责人审批后交综合部编号，各自保存在计算机内按需打印。

3.2.3 文件和资料管理流程一览表

种  类	编 制	审 核	批 准	归口管理部门	使用部门	发放
质量手册	管理者 代表	管理者代表 质量负责人	总经理	综合部	公司领导 各部门	综合部

工作文件	管理文件	各部门	各部门 负责人	总经理	综合部	有关部门	综合部
	技术文件	技术部	技术部 负责人	总经理	技术部	有关部门	技术部
	外来文件	――	综合部 技术部		综合部 技术部	有关部门	综合部 技术部
记录表格		各部门	部门负责人	部门负责人	综合部	有关部门	各部门

3.2.4 文件审批采用“行政文件呈报表”，列明文件名称、编号、审核、批准人员的签字和日期，原版文件交综合部和技术部存档。

3.3 文件的控制和发放

3.3.1 本公司的文件分为“受控”和“非受控”版本。

a) 《质量手册》和工作文件中的管理文件均为受控文件，加盖“受控正本”印章（红色)和“受控副本”印章（蓝色)，提供给第三方认证机构的文件也属受控文件。

b) 提供给顾客参阅的文件为非受控文件，文件发生更改时不需通知收文单位，不加盖任何标识。

3.3.2 工作文件中的技术文件的受控状态标识按《产品图纸、技术文件、工艺文件管理办法》有关规定执行。

3.3.3 文件和资料的发放，按文件和资料管理流程表进行。

3.3.4 文件归口管理部门确定文件的发放范围，发放时填写“文件发放登记表”，并做好签收。同一部门使用一份以上的同一工作文件应在部门后加尾注，按“－１”、“－２”等作区分，以便追溯。

3.3.5 因工作需要增加使用文件份数或文件丢失时，使用部门应向文件归口管理部门提出申请，经公司主管领导或管理者代表审批同意后由发放部门增发，并给予新的分发号。

3.3.6 复印有效文件需重新加盖受控状态标识，才能作为有效文件，由综合部执行。

3.4 文件的使用

3.4.1 综合部编制《质量管理体系文件总览表》内容包括文件名称、编号、修改状态，归口部门等。当文件发生修改时，及时在总览表中作出记录。

3.4.2 各部门均应指定专人负责文件的管理工作，并编制本部门使用文件的清单。

3.4.3 各部门使用文件时必须认明受控状态，使用有效版本的文件，不使用逾期文件。

3.4.4 使用人员妥善保管好文件、资料，不得随意外借他人或复印。文件破损严重，影响使用时，应到文件发放部门办理更换手续，以旧换新，新文件的受控编号与原文件相同。发放部门应及时将收回的破损文件销毁。

3.4.5 文件借阅应到发放部门填写“文件借阅登记表”，指定归还日期。原版文件一律不外借。

3.4.6 存入软盘的文件，为防止丢失，应有备份，并设置修改权限密码加以控制，存放在综合部。

3.5 文件的评审和更改

3.5.1 质量手册中的条款内容，以及程序文件的修改由管理者代表组织相关人员进行评审，以确定文件的适用性。

3.5.2 技术文件的更改，由技术部组织相关人员进行评审，并按照《产品图纸、技术

文件、工艺文件管理办法》、《施工设计管理办法》作为评审依据，以确定文件适用性。3.5.3 工作文件的修改由综合部组织各部门对使用的文件进行评审，以确定文件的适用性。

3.5.4 文件需更改时，经办人填写“文件更改通知单”，按3.2.3条款规定进行审批，

注明更改标记和更改生效日期。

3.6 文件的换版与作废

3.6.1 文件经多次更改，修改次数达到９次或文件需进行大幅度改动时应进行换版。手册换版由总经理批准，工作文件换版总经理批准,经批准后，原版文件作废，换发新版本。

3.6.2 作废文件由原文件发放部门全部收回，加盖“作废”印章，由综合部统一销毁。需作资料保留的作废文件，加盖“保留资料”印章方可留用，管理文件存放综合部，技术文件存放技术部。

3.7 外来文件的管理

3.7.1 各种外来文件如顾客提供的图样、资料、本公司购买的法规标准资料等由技术部/综合部进行确认，以确保其适用性，而且应做好登记和管理，根据需要发放使用。

3.7.2 每年进行内部审核时应检查所使用的国家标准、行业标准等外来文件是否有效版本，及时更换过期文件。

4.相关文件和记录

4.1 图样、技术文件、工艺文件管理办法

4.2 文件发放登记表

4.3 文件更改通知单

4.4 行政文件呈报表

4.5 质量管理体系文件总览表

4.6 文件借阅登记表

4.7 产品执行标准一览表

4.8 施工设计管理办法

 

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